Το Τμήμα Εφόρου Εταιρειών για σκοπούς αποφυγής λαθών στην ηλεκτρονική καταχώρηση παρακαλεί τους χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρησης να ακολουθούν τα πιο κάτω για σκοπούς καλύτερης και γρηγορότερης εξυπηρέτησης:

A Διευθύνσεις

1.α. Να αποφεύγονται στην αναγραφή διευθύνσεων οι λέξεις “γωνία”, “λεωφόρος”, “οδός” κ.λ.π.

1.β. Οι λέξεις “και” και “σουίτα” να αναγράφονται ως “&” και “SUITE”.

1.γ. Σε διευθύνσεις όπως “1ης Απριλίου” να αποφεύγεται το “ης” δηλ να αναγράφεται “1 Απριλίου”.

1.δ. Η οδός Μακαρίου Γ και παρόμοια, να γράφεται Αρχ. Μακαρίου ΙΙΙ ή Αρχ. Μακαρίου C γιατί το Γ μεταγλωττίζεται σε G.

1.ε. Το γράμμα β, δίπλα από τον αριθμό σε μία διεύθυνση να γράφεται b γιατί το β μεταγλωττίζεται σε v.

Όλα τα πιο πάνω είναι σημαντικά διότι το σύστημα προβαίνει σε μεταγλώττιση και όχι μετάφραση.

Η μεταγλώττιση είναι πολύ σημαντική όπου ζητούνται πιστοποιημένα αντίγραφα στην Αγγλική Γλώσσα.

2. Οι διευθύνσεις να φέρουν τονισμό.

3. Στο πεδίο του ορόφου να συμπληρώνεται μόνο ο αριθμός του ορόφου.

4. Η επαρχία να συμπληρώνεται στο σωστό πεδίο.

5. Οι διευθύνσεις να γράφονται με μικρά γράμματα εκτός από το πρώτο γράμμα.

6. Το κτίριο να αναγράφεται με κεφαλαία και στα Αγγλικά.

7. Πριν δημιουργηθεί μία διεύθυνση από τον χρήστη να γίνεται έρευνα στο σύστημα του Εφόρου γιατί η διεύθυνση μπορεί να είναι ήδη καταχωρημένη και να επιλέγεται.

Β Πιστοποιημένα Αντίγραφα

1. Να γίνεται ορθή επιλογή της γλώσσας του πιστοποιημένου αντιγράφου του Ιδρυτικού & Καταστατικού που ζητείται, ελληνικά ή αγγλικά ανάλογα με την γλώσσα του Ιδρυτικού & Καταστατικού που έχει υποβληθεί. Για να είναι δυνατή η έκδοση του πιστοποιημένου Ιδρυτικού και Καταστατικού στην αγγλική πρέπει ήδη αυτό να έχει καταχωρηθεί στον φάκελο της εταιρείας στα αγγλικά.

2. Για να εκδοθούν πιστοποιημένα αντίγραφα με την εγγραφή της εταιρείας αυτά πρέπει να ζητούνται ταυτόχρονα με την εγγραφή της.

Γ Ορθότητα ονόματος εγγραφής εταιρείας

1. Με την αλλαγή του ονόματος για εγγραφή εταιρείας, οι χρήστες θα πρέπει να βεβαιωθούν ότι το εγκεκριμένο όνομα είναι το ίδιο ακριβώς με το όνομα που αναγράφεται στο ιδρυτικό και καταστατικό, στο έντυπο ΗΕ1 και την Δήλωση του μάρτυρα υπογραφών. Εάν διαπιστωθεί οποιαδήποτε διαφορά ο χρήστης θα πρέπει να επικοινωνεί με το Τμήμα Ονομάτων.

Δ Κοινοποίηση της διεύθυνσης του εγγεγραμμένου γραφείου (ΗΕ2) και στοιχεία σε σχέση με του πρώτους Διευθυντές και Γραμματείς (ΗΕ3)

1. Με βάση τον Περί Εταιρειών (Τροποποιητικό)(αρ.4) Νόμο του 2015, Ν89(Ι)/2015 είναι υποχρεωτική η καταχώρηση των εντύπων ΗΕ2-Κοινοποίηση της διεύθυνσης εγγεγραμμένου γραφείου και ΗΕ3-Στοιχεία σε σχέση με τους πρώτους διευθυντές και γραμματέα ταυτόχρονα.

2. Το πεδίο του επαγγέλματος να συμπληρώνεται στην ΗΕ3 απαραίτητο.

Ε Ορθή επιλογή του Μη Εγγεγραμμένου Οργανισμού στο Τμήμα του Εφόρου Εταιρειών και του Μη Εγγεγραμμένου Οργανισμού στην Κύπρο

1. Όπου κατά την ηλεκτρονική καταχώρηση εγγράφου στο πεδίο επιλογής “επιλογή” εμφανίζονται τέσσερις επιλογές δηλ.

Φυσικό Πρόσωπο

Εγγεγραμμένος Οργανισμός στο Έφορο: Αφορά ημιδαπές εταιρείες.

Μη εγγεγραμμένος οργανισμός στον Έφορο: Οποιοσδήποτε οργανισμός που έχει διεύθυνση στην Κύπρο και δεν είναι εγγεγραμμένος στο Τμήμα Εφόρου Εταιρειών.

Μη εγγεγραμμένος οργανισμός στην Κύπρο: Οποιοσδήποτε οργανισμός που έχει διεύθυνση στο εξωτερικό και δεν είναι εγγεγραμμένος στο Τμήμα Εφόρου Εταιρειών.

Να γίνεται σωστή επιλογή μεταξύ των τεσσάρων