Στο γενικό συμπέρασμα πως στο Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής (ΤΥΠ) δεν λαμβάνονται μέτρα, ώστε η ανάγκη χρήσης μη ανταγωνιστικών διαδικασιών, στις περιπτώσεις αναβάθμισης ή και επέκτασης συστημάτων πληροφορικής, να περιορίζεται στο ελάχιστον, κατέληξε η Ελεγκτική Υπηρεσία στον Διαχειριστικό Έλεγχο του Τμήματος.

Σύμφωνα με την ειδικής Έκθεση του Γενικού Ελεγκτή για το Τμήμα, η Ελεγκτική Υπηρεσία στα πλαίσια των δειγματοληπτικών ελέγχων εγγράφων διαγωνισμών προμηθειών, έργων και υπηρεσιών πληροφορικής που διενεργεί, παρατήρησε ότι, σε αρκετές περιπτώσεις, οι μεταγενέστερες της αρχικής ανάθεσης συμβάσεις για εργασίες αναβάθμισης ή επέκτασης ή αγοράς συμπληρωματικών υπηρεσιών πληροφορικής, ανατίθενται απευθείας στους Ανάδοχους των αρχικών συμβάσεων, χωρίς ανταγωνιστική διαδικασία.

Στις πιο πάνω περιπτώσεις, ως επί το πλείστον, δεν επιτυγχάνεται το επιθυμητό αποτέλεσμα από πλευράς τιμής και ποιότητας, γεγονός το οποίο, εκ πρώτης όψεως, απορρέει από την αδύναμη διαπραγματευτική θέση στην οποία βρίσκεται το δημόσιο, ως αποτέλεσμα της έλλειψης ανταγωνισμού, λόγω της εξάρτησής του από τον Ανάδοχο.

Στην Έκθεση του Ελεγκτή σημειώνεται πως στις πλείστες περιπτώσεις η διάρκεια και το κόστος της αρχικής σύμβασης δεν είναι αντιπροσωπευτικά της πραγματικής ζωής ενός έργου πληροφορικής, με αποτέλεσμα το ΤΥΠ να καταφεύγει στη σύναψη μεγάλου αριθμού μεταγενέστερων συμβάσεων με τον ίδιο Ανάδοχο, ακολουθώντας τη διαδικασία διαπραγμάτευσης.

Παρόλο που η χρήση της διαδικασίας διαπραγμάτευσης είναι σε ορισμένες, κατ’ εξαίρεση περιπτώσεις, θεμιτή, εντούτοις ο έλεγχος που διενήργησε η Ελεγκτική Υπηρεσία, όπως αναφέρει η Έκθεση, καταδεικνύει ότι στην πράξη η διαδικασία αυτή τυγχάνει κατάχρησης, χωρίς να επιτυγχάνονται τα βέλτιστα αποτελέσματα για το δημόσιο συμφέρον.

Παράλληλα, οι αδυναμίες που διαπιστώθηκε, σημειώνεται, στο πλαίσιο διακυβέρνησης και διαχείρισης των τεχνολογιών πληροφορικής, εμποδίζουν την αποτελεσματική διαχείριση των συμβάσεων των έργων πληροφορικής.

Η Υπηρεσία αναφέρει πως το πιο πάνω γενικό συμπέρασμα προκύπτει από τη μελέτη των τριών ενοτήτων του ελέγχου. Η πρώτη αφορά τη διακυβέρνηση και διαχείριση τεχνολογιών πληροφορικής, η δεύτερη την ανάλυση συμβάσεων έργων πληροφορικής και η τρίτη την αξιολόγηση διαδικασιών σύναψης μεταγενέστερων συμβάσεων

Σε σχέση με την πρώτη ενότητα, η Υπηρεσία σημειώνει πως με βάση τα ευρήματα του ελέγχου, διαπιστώθηκαν ελλείψεις στην αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα του πλαισίου προώθησης, σχεδιασμού, υλοποίησης, συντήρησης και αναβάθμισης των Πληροφοριακών Συστημάτων στο δημόσιο.

Οσον αφορά την δεύτερη ενότητα, δηλαδή της ανάλυσης συμβάσεων έργων πληροφορικής, με βάση τα ευρήματα του ελέγχου, η Υπηρεσία διαπίστωσε, όπως αναφέρει ότι το κόστος και η διάρκεια των αρχικών συμβάσεων έργων πληροφορικής που συνάπτει το ΤΥΠ δεν είναι αντιπροσωπευτικά του συνολικού κόστους και διάρκειας ζωής ενός συστήματος. Επίσης, διαπιστώθηκε ότι κατά κανόνα οι μεταγενέστερες συμβάσεις που αφορούν στα συστήματα ανατίθενται στον Ανάδοχο της αρχικής σύμβασης.

Στην 3η ενότητα της αξιολόγησης διαδικασιών σύναψης μεταγενέστερων συμβάσεων, η Υπηρεσία διαπίστωσε ότι, για στις περιπτώσεις που εξετάστηκαν, η απευθείας ανάθεση μεταγενέστερων συμβάσεων στον αρχικό Ανάδοχο, δεν αποτελούσε πάντα την πιο αποτελεσματική, αποδοτική και οικονομική επιλογή.

Στην Έκθεση καταγράφεται και η θέση της Αναπληρώτριας Διευθύντριας του ΤΥΠ. Όσον αφορά στα συμπεράσματα του ελέγχου και στη χρήση της διαδικασίας διαπραγμάτευσης, η Διευθύντρια θεωρεί ότι η εν λόγω διαδικασία δεν τυγχάνει κατάχρησης.

Επίσης, εξέφρασε τη θέση πως είναι αποδεδειγμένο ότι ένα σύστημα που έχει αναπτυχθεί από συγκεκριμένο Ανάδοχο με συγκεκριμένη αρχιτεκτονική δεν μπορεί να αναπτυχθεί/τροποποιηθεί/επεκταθεί/ συντηρηθεί από άλλο Ανάδοχο. Επιπλέον, η Αναπληρώτρια Διευθύντρια ανέφερε στην Υπηρεσία ότι σε καμιά περίπτωση δεν θα ενδιαφερθεί κάποια άλλη εταιρεία να αναλάβει τα πιο πάνω, αλλά και να υπάρξει ενδιαφέρον, με την προκήρυξη ανοικτού διαγωνισμού χάνεται η διαπραγματευτική δυνατότητα με τον υφιστάμενο Ανάδοχο και επιπλέον η προσφορά του νέου ενδιαφερόμενου οικονομικού φορέα θα είναι κατά πολύ ψηλότερη.

Κατά την άποψη της Αν. Διευθύντριας του ΤΥΠ, σε ένα Σύστημα που αναπτύχθηκε και συντηρείται από ένα συγκεκριμένο Ανάδοχο είναι δύσκολο να εμπλακεί άλλος Ανάδοχος και οι αλλαγές και αναβαθμίσεις θα στοιχίσουν λιγότερο σε κάποιον που ξέρει το Σύστημα, παρά σε κάποιον που θα πρέπει να το μελετήσει από την αρχή. Ανέφερε επίσης ότι οι λειτουργοί του ΤΥΠ μπορούν να εκτιμήσουν τον χρόνο που χρειάζεται για τις αλλαγές και αναβαθμίσεις και μπορούν να διαπραγματευτούν για τον χρόνο και το κόστος υλοποίησης (συγκρίνοντας και ημερήσιες χρεώσεις άλλων αναδόχων).

Λαμβάνοντας υπόψη τα ευρήματα που προέκυψαν στην Έκθεση, η Ελεγκτική Υπηρεσία εισηγείται, μεταξύ άλλων όπως το ΤΥΠ αναθεωρήσει την πάγια πρακτική που ακολουθεί για περιορισμό της διάρκειας των συμβολαίων συντήρησης στα 5 χρόνια.

Επίσης, συστήνει όπως ο υπολογισμός της Αντικειμενική Εκτίμηση Κόστους γίνεται στη βάση τιμών που θα λαμβάνονται από τις ακόλουθες πηγές: (α) τιμές προηγούμενων συμβάσεων με τον ίδιο Ανάδοχο, (β) τιμές άλλων συμβάσεων που υπογράφηκαν από το ΤΥΠ ή άλλα Τμήματα για παρόμοιας φύσης εργασίες, και (γ) τιμές που θα λαμβάνονται από την έρευνα αγοράς που θα γίνεται για συμβάσεις άλλων Οικονομικών Φορέων πέραν του υφιστάμενου Ανάδοχου.

Επίσης, μέσα στις συστάσεις περιλαμβάνεται η σύσταση το ΤΥΠ να καθορίσει μια ομοιόμορφη διαδικασία αλλαγών για τα υφιστάμενα συστήματα (π.χ. περιπτώσεις τροποποιήσεων, αναβαθμίσεων, επεκτάσεων).

Όπως και το ΤΥΠ να υιοθετήσει και να εφαρμόσει συστηματικά κατάλληλα πρότυπα και διαδικασίες, με τα οποία να διασφαλίζεται η χρήση ανοικτών τεχνολογιών/πρωτόκολλων επικοινωνίας, η ασφάλεια και η διαλειτουργικότητα των Πληροφοριακών Συστημάτων στο δημόσιο.

Επίσης, η Υπηρεσία συστήνει όπως το ΤΥΠ καθορίσει δείκτες επίδοσης για υλοποίηση των διαδικασιών ανάθεσης συμβάσεων, οι οποίοι να στοχεύουν στην ελαχιστοποίηση του διοικητικού κόστους και των απαιτούμενων χρονοδιαγραμμάτων υπογραφής της σύμβασης.

Ακόμη, συστήνει όπως το ΤΥΠ επανακαθορίσει τη μεθοδολογία με την οποία αποφασίζεται η διενέργεια μελέτης κόστους-οφέλους για έργα πληροφορικής, ώστε τα όρια που έχουν καθοριστεί να αντικατοπτρίζουν το συνολικό κόστος για όλη την αναμενόμενη διάρκεια ζωής των έργων.

Ολόκληρη η έκθεση βρίσκεται στον πιο κάτω σύνδεσμο: http://www.audit.gov.cy/audit/audit.nsf/annualscg_gr/annualscg_gr?OpenForm